業務効率化のツボはこれ!メモの取り方からタスク&スケジュール管理の方法まで

業務効率化のための手法には様々なものがありますが、中でもメモの活用やタスク管理、スケジュール管理などは効率UPを図れる大きなポイントです。今回は、ビジネスパーソンはもちろん、学生にとっても役立つ、各種の「業務効率化のための工夫」について調査の結果とともに解説していきます。

【目次】
・業務効率化のために意識していることは?
・学生から社会人まで使える効率UPのためのアイデア集
・効率UPを目指せるメモの取り方のポイント
・効率化を重視するならココも意識!
・こんなときにも便利な効率UP術〜メモ編〜

■業務効率化のために意識していることは?

業務効率化について、ビジネスパーソンたちはどのように考え、どんな工夫をしているのでしょうか。まずは意識調査の結果から見てみましょう。

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業務効率化のために、意識していることや工夫していることは「ある」と「まあある」で半数強を占めるという結果となりました。

では、業務効率化のために、どのような工夫をしているのでしょうか。自由回答形式で聞いてみると、以下のようなものがあがりました。

「作業の工程・時間配分をしっかり考える」(20代・男性・会社員)
「電話やアポは集中してできるように予定を組む」(40代・男性・会社役員/管理職)
「優先順位を整理し、1つ1つ片づける。机をごちゃごちゃさせない」(30代・女性・派遣/契約社員)
「声を出して確認したり、ほかのスタッフに確認する」(40代・女性・会社役員/管理職)
「出勤したら今日1日の大まかなスケジュールを立てる」(20代・女性・専門職)
「スケジューラーに予定を入力し、作業後は費やした実時間に書き換え、所要時間を意識するようにする」(20代・女性・会社員)
「付箋に翌日の自分宛てのToDoメモを残して机に貼っておく」(40代・男性・会社員)

多くのビジネスパーソンが、様々な工夫を凝らしている様子がうかがえます。

続いて、スケジュール管理について聞いてみた結果を見てみましょう。

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「スケジュール管理は仕事をするうえでの基本」と言われていますが、忙しすぎて仕事のスケジュールを管理できないことが「ある」「まあある」という方も3割強いるという結果となりました。

スケジュール管理にはいくつかのツールがありますが、現代のビジネスパーソンはどのように管理しているのでしょうか。

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最も使われているツールは「手帳」でした。便利なスマートフォンアプリも多くある中でも、「手書き」は根強い人気があるようです。
では、メモに関してはどのような工夫をしているのでしょうか。「仕事のメモの取り方で工夫していること」を自由回答形式で聞いてみると、以下のような回答があがりました。

「既決、未決、ペンディングに分けてメモを保存(30代・男性・会社役員/管理職)
「最初はサッとメモをし、あとで考えて整理しながら清書。清書時はノートや付箋をカテゴリー別に分ける」(40代・女性・専門職)
「見出しをつけて、見返すときに探し出しやすくしている」(20代・男性・会社員)
「使い捨てのメモ用紙に書き、重要なことはPCに入力」(50代・女性・会社員)
「見出し、重要箇所、作業手順の箇所をマーカーで色分けする」(20代・女性・派遣/契約社員)
「ノートの左ページにメモをし、右ページは追記や検討事項を書き加えられるよう空白に」(30代・女性・会社員)
「自分だけが見るメモは要点を箇条書き。他人も見るメモは5W1Hがわかるように書く」(30代・男性・会社員)
「文章にして具体的に書く。単語だけだと思い出せないことがあった」(30代・女性・専門職)
「手書きメモはあくまでも仮→ソフトにすぐに入力して管理する」(50代・女性・会社員)

メモの取り方を工夫している方は、それぞれ自分に合った方法を取り入れているようです。

■学生から社会人まで使える効率UPのためのアイデア集

ここからは、効率UPに役立つアイデアをご紹介します。

▼タスク管理はアプリやソフトを使うのが便利

タスク管理は、「やることリスト」を作って、やったものから消していく方法がよく知られています。最近は、タスク管理やToDoリストとして使える便利なアプリやソフトがあり、手軽に導入できるため活用されている方も多いのではないでしょうか。
タスクは「日」「週」「月」単位で、項目別に入力しますが、アプリやソフトであれば、やり終えたタスクはワンタッチで消すことも、再び表示させることも可能です。また、「毎週」など繰り返し行うタスクも、簡単な操作で設定できます。こうした手書きのタスク管理にはない手軽さが、アプリやソフトで管理する大きなメリットです。
また、さらに便利なのは、タスクに「時間」や「場所」でリマインダーをセットできる点です。期限のあるタスクは、「時間」をセットし、ある場所に行ったときにやるべきタスクがあるときには「場所」をセットしておきます。どちらも必要なタイミングで通知が届くため、タスクの達成漏れを防ぐことができます。

▼スケジュールはシンプルに組む

スケジュールにあれこれ詰め込むと、予定とやるべきことでいっぱいになり、チェック漏れが出てしまう可能性も高くなります。そのため、スケジュールの管理では、「やるべきこと」ではなく「予定」だけを書き入れるようにしましょう。
たとえば「Aさんと会う」という予定だけをスケジュールに入れておき、「そのために資料を用意する」というタスクはタスク管理に入力します。タスク管理を別にしていれば、スケジュール管理はシンプルにまとめられるため、煩雑になることなく管理がしやすくなります。
スケジュール管理は、使い慣れた手帳を使うのもおすすめです。デジタル派には、様々な連携ができるカレンダーアプリが使い勝手がよいとして、人気が高いです。どちらの場合も、スケジュールに何もかも詰め込もうとすると管理が複雑になります。タスク管理と上手に使い分けて、効率UPを図っていきましょう。

▼メールは検索とフォルダ分けを極める

メール管理のツボは「検索」を極めることです。「送信者で検索」「cc欄の受信者で検索」「複数の条件に一致するメールを検索」「迷惑メールやゴミ箱にあるメールを含む全メール検索」など、メールソフトには様々な検索方法があります。探しているメールに合わせて検索方法を変え、いつでも目的のメールを見つけられるようにしておきましょう。もうひとつのコツは、「フォルダ分け」をすることです。「時系列で分ける」「企業や担当者、グループで分ける」「対応タイミング別に、すぐ/あとで/その他、などで分ける」などの方法があります。さらに、重要人物からのメールには、ラベルなどをつけて、すぐに確認できるようにしておくことで、見落としも少なくなります。

▼付箋を賢く使いこなす

付箋を使うメリットは情報を「見える化」できることです。タスク管理と並行して今日やることを付箋に書いて貼っておけば、常にタスクを意識しながら作業できます。また、スケジュールに変更や付記事項があったときに付箋に書いて貼りつけておけば、確認漏れの予防にもなります。
パソコンや手帳に紙の付箋を貼ることもできますが、付箋アプリ(ステッカーアプリ)でデスクトップに貼りつけておくことも可能です。紙の管理かデジタル管理か、好みに合わせて選択し、より効率が上がるように工夫していきましょう。

■効率UPを目指せるメモの取り方のポイント

メモの取り方で肝心なのは、必要な情報をいつでも取り出して確認できる状況を作ることです。そのためのポイントは3つあります。

1.素早くメモを取る

メモは素早く取る必要がありますが、基本的にそのメモを見返すのは自分だけです。自分でも見分けられない汚いメモでは意味がありませんが、自分なりの略語や記号などを使って、書く時間を短縮することはできます。素早くメモを取れるよう、書く頻度の多い言葉は1〜2文字で表す方法を考えておくようにしましょう。

2.重要な情報にはマークをつける

重要と思われる情報は四角や丸で囲むなどマークをつけて、あとから見返したときにそこだけを見れば要点がつかめるようなメモに仕上げるようにしましょう。そうしておけば、メモを読む時間を短縮でき、効率UPへとつながっていきます。

3.不要な情報はメモに残さない

聞いた内容をすべてメモに残す必要はありません。重要なポイントや数字など覚えておかなければならないことのみをメモに取るようにすれば、話をしっかり聞く時間も確保でき、メモ取りの効率も上がります。

メモは、紙でもデジタルでもどちらでも、自分にとってやりやすい方を選び、ポイントを押さえて効率UPを目指していきましょう。

■効率化を重視するならココも意識!

業務効率化には、メンタルや体のケアも欠かせません。それぞれのケア方法もチェックしておきましょう。

▼気分転換に欠かせない小休憩

頑張ろうとしているのにどうもやる気が出ないときは、様々なストレスが原因になっている可能性が高いです。ストレスが交感神経を刺激するとノルアドレナリンが分泌され、この状態が間断なく続くと、イライラや集中力の低下が起こります。
これを防ぐには60~90分に1度、5分程度の短いインターバルを取って軽く体を動かす、顔を洗うなどを実行します。また、「昼休みは外に出て散歩する」「好きな音楽を聴く」なども効果的です。適度にリフレッシュするよう心がけましょう。

▼睡眠不足こそ効率化の最大の敵!

体調も効率低下に関係してきます。とくに睡眠不足は悪影響をもたらすので要注意です。午後になると眠気に襲われるという方も、昼食による血糖値上昇などとともに、日頃の睡眠不足が根深い原因になっています。15〜20分程度の昼寝は、この午後の眠気対策にも有効です。残業が続いて睡眠不足にならないよう、普段から効率UPを図り、しっかり睡眠時間が取れるようにしていきましょう。

■こんなときにも便利な効率UP術〜メモ編〜

▼会議・ディスカッション中のメモは要約しながら取る!

会議や打ち合わせ、ディスカッション中のメモ取りは、発言者の言いたいことを汲み取りながら簡潔な文章に置きかえていくのがコツです。話し言葉には無駄な部分も多いので、それらを省きつつ、情報を整理してわかりやすい文章にしていきます。
何度も繰り返し行うことでコツがつかめるようになっていきますが、メモ取りが苦手な方は、事前に会議や打ち合わせ、ディスカッションの内容について予習しておくと次の発言を予測しやすくなります。発言を聞きながら「こんな論旨を展開しそうだ」と先読みするのも早く的確にメモを取るコツです。

▼電話応対しながら素早くメモを取る方法

電話応対時に素早くメモを取るコツは漢字よりカタカナを多用し、自分流の略語を駆使することです。「折り返し電話をする」は「オリデン」、「営業会議」は「EK」などです。伝言が必要な場合には、電話を切ったあとで正しい言葉に置きかえたメモを作るか、口頭で伝えるようにします。
また、伝言用として、あらかじめ必ず聞く内容をテンプレートとして用意しておくのもおすすめです。電話のあった時間、誰から誰への伝言か、伝言内容、折り返し連絡が必要か、連絡先などの項目を設けておけば聞き漏らしを防げます。

■まとめ

業務効率化は様々な工夫の積み重ねで実現できるものです。自分の仕事に合った方法、続けられそうなやり方を見つけて、作業の効率UPを目指すようにしましょう!


今回の記事には、下記の設計で実施したインテージの自主企画調査結果を用いました。

調査手法 インターネット調査
調査地域:全国
対象者条件:20-59 歳の有職男女
標本抽出方法:弊社「マイティモニター」より抽出しアンケート配信
ウェイトバック:性年代別の有職者の構成比にあわせてウェイトバック集計
標本サイズ:1,774
調査実施時期:2017年6月16日(金)~2017年6月20日(火)

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